E-mailmigratie
Neem uw bestaande e-mail mee naar uw nieuwe werkomgeving.
Bij een overstap wilt u kunnen blijven werken en belangrijke berichten terugvinden. We bekijken uw huidige maildienst, mailboxen en gegevens. Vervolgens spreken we af wat wordt meegenomen, hoe de overgang verloopt en hoe we de overdracht controleren.
E-mailmigratie
Het gaat om meer dan nieuwe adressen
Een mailbox kan jaren aan correspondentie bevatten. Daarnaast kunnen agenda's, contactpersonen, gedeelde postvakken en regels belangrijk zijn. We maken die verschillen zichtbaar in het migratieplan, zodat helder is welke gegevens wel en niet in de afgesproken overdracht zitten.
Overzicht van de mee te nemen gegevens
Mailboxen, mappen, berichten en aanvullende gegevens worden vooraf benoemd.
Een werkbare overgang voor gebruikers
We plannen wanneer instellingen veranderen en wat medewerkers daarvoor moeten doen.
Controle na de overdracht
We spreken vooraf af hoe volledigheid, toegang en verzenden en ontvangen worden beoordeeld.
Afspraken
Wat we doen en wat we vooraf vastleggen.
Dit hoort erbij
- De bron, bestemming, mailboxen en beschikbare migratiemogelijkheden inventariseren.
- De gegevensscope, planning en gebruikersstappen vastleggen.
- De overeengekomen gegevens via een passende methode overzetten.
- Overdracht en werking controleren en eventuele resterende punten benoemen.
Dit spreken we vooraf af
- Aantal mailboxen, gegevensomvang en toegang bij de huidige aanbieder.
- Of agenda's, contacten, regels, aliassen en gedeelde mailboxen meegenomen kunnen worden.
- Wat er gebeurt met nieuwe berichten tijdens de overgang en eventuele extra synchronisatie.
- Gebruikersbegeleiding, bewaartermijn van de oude omgeving en acceptatie van de overdracht.
Stappen
Zo verloopt het.
Inventariseer uw mailomgeving
We bekijken wat u gebruikt en welke gegevens belangrijk zijn voor het team.
Spreek de aanpak af
We bepalen een passende overdrachtsmethode, planning en controle. Een proef kan onderdeel van de opdracht zijn.
Zet over en schakel om
De afgesproken gegevens worden overgezet en de ontvangst van nieuwe mail wordt volgens het plan omgezet.
Controleer samen de uitkomst
We beoordelen de afgesproken gegevens en werking met de betrokken gebruikers voordat de oude omgeving wordt afgesloten.
Veelgestelde vragen
Kunt u van iedere aanbieder migreren?
Gaan agenda's en contacten ook mee?
Raak ik nieuwe mail tijdens de verhuizing kwijt?
Moeten alle medewerkers tegelijk overstappen?
Breng uw e-mailoverstap in kaart
Noem de huidige maildienst, gewenste bestemming en het aantal mailboxen. Vermeld ook of agenda's, contacten of gedeelde mailboxen belangrijk zijn.